Wie die Handwerkskammer Südwestfalen KI in den Arbeitsalltag holt

Warum eine gemeinsame Lösung

Dass Mitarbeitende KI über eigene Zugänge nutzen, ist in vielen Organisationen Alltag. Oft ist dann von Schatten-KI die Rede. Meist zeigt das vor allem eines: Der Bedarf ist längst da.

Bei der HWK Südwestfalen war das zwar freigegeben, sensible Daten blieben dabei aber außen vor. Mit der Zeit stellte sich die Frage, wie sich KI sicher und für alle im Arbeitsalltag nutzen lässt. Für Alexander Penner war das der wichtigste Grund, sich nach einer datenschutzkonformen Lösung umzusehen. Dazu kam die Hoffnung, Kolleginnen und Kollegen zu entlasten. Mit dem aiWorkplace von Kauz fand die Kammer eine Plattform, auf der alle Sprachmodelle DSGVO-konform laufen und Daten geschützt bleiben. So kann KI auch dort helfen, wo es um interne Inhalte geht.

Erst ein kleines Team, dann die ganze Kammer

Im November 2025 bekam zunächst eine kleine Gruppe Zugang, um den aiWorkplace im Alltag auszuprobieren und den Start für alle vorzubereiten. Im Dezember folgte die gesamte Verwaltung sowie anschließend der Bildungsbereich.

Schon in der Pilotphase zeigte sich, wie viel an der Sprache hängt. Wer bei der Einführung zu schnell technisch wird, verliert genau die Leute, die man eigentlich gewinnen will.

Was gegen Zurückhaltung hilft

Vor allem im Bildungsbereich war die Skepsis anfangs spürbar. An der Technik lag das nach Alexander Penners Eindruck nicht: Vielen war unklar, wobei KI ihnen konkret helfen könnte, und neben dem Tagesgeschäft fehlt oft die Zeit zum Einarbeiten. Am meisten bewegt haben Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag.

„Sobald wir konkrete Anwendungsbeispiele für den Arbeitsalltag gezeigt haben, ging bei unseren Mitarbeitenden sofort der Denkprozess los.“

Alexander Penner, Berater und KI-Beauftragter, Handwerkskammer Südwestfalen

Deshalb arbeitet er in Workshops mit den einzelnen Abteilungen heraus, wo es im Alltag hakt. Ob KI dafür das richtige Mittel ist, spielt am Anfang keine Rolle. Manchmal passt eine andere Lösung besser, und auch das ist für ihn ein gutes Ergebnis.

Wofür die Kammer den aiWorkplace heute nutzt

In der Beratung hilft der aiWorkplace bei Berichten: Die KI recherchiert Hintergründe, macht einen ersten Entwurf oder bringt neue Gesichtspunkte ein. Was davon im Bericht landet, entscheiden die Beraterinnen und Berater selbst. Wer in Projekten Anträge schreibt, nutzt ihn deutlich häufiger als der Schnitt der Kammer.

Ein größeres Vorhaben betrifft die Handwerksrolle. Dort kommen immer mehr und immer längere Anfragen an, oft selbst schon mit KI geschrieben. Bei unklaren Tätigkeiten muss die Kammer anhand zahlreicher Dokumente prüfen, ob sie zum Handwerk gehören oder etwa in den Bereich der IHK fallen. Ein Kollege baut dafür gerade eine KI-Lösung auf, im Alltag ist sie aber noch nicht im Einsatz.

„Die Mitarbeiter, die kennen ihre Probleme am besten.“

Alexander Penner

Insgesamt ist die Nutzung seit dem Start gewachsen: Im Dezember 2025 waren rund drei Viertel der Konten aktiv, im September 2026 bereits rund 85 Prozent, obwohl inzwischen deutlich mehr Mitarbeitende einen Zugang haben.

Spürbar steigt die Nutzung immer dort, wo sich jemand ernsthaft mit einem Anwendungsfall beschäftigt hat.

Mit Nutzungsdaten steuern

Was Alexander sich regelmäßig anschaut, sind die Auswertungen, die der aiWorkplace direkt mitliefert, ganz ohne zusätzliche Tools. Daran sieht er, wer mehr Kontingent braucht und wie sich die verfügbaren Kontingente sinnvoll verteilen lassen. Die Zahlen helfen ihm außerdem, Kolleginnen und Kollegen zu finden, die besonders viel mit dem aiWorkplace arbeiten. Mit ihnen spricht er über ihre Anwendungsfälle, damit andere davon lernen können.

Auch die Auswahl der KI-Modelle hat die Kammer danach ausgerichtet. Im aiWorkplace lassen sich Sprachmodelle verschiedener Anbieter freischalten, die alle DSGVO-konform betrieben werden. Am Anfang war das Angebot bewusst breit. Als sich zeigte, dass einige Modelle kaum jemand nutzte, hat die Kammer die Auswahl verkleinert.

Ausblick: weniger Hin und Her

Bisher nutzt die Kammer den aiWorkplace vor allem im Chat. Gerade macht sie sich mit Cowork vertraut und erschließt erste Anwendungsfälle. Bei der Handwerksrolle sollen Workflows im aiWorkplace künftig erste Abläufe automatisieren, wo heute noch jemand Inhalte kopiert und einzelne Schritte selbst anstößt.

KI steht dabei nicht immer am Anfang, sagt Alexander Penner offen. Oft müssen erst Abläufe vereinfacht und Medienbrüche abgebaut werden, etwa wenn Informationen von Papier in eine Software übertragen werden. Daran arbeitet die Kammer parallel.

Was Alexander Penner anderen Kammern rät

Sein wichtigster Rat betrifft die Zeit: Wer KI nur nebenbei einführt, verliert den Schwung vom Anfang. Es braucht Menschen, die sich bewusst darum kümmern können.

Außerdem empfiehlt er, viel mit den Mitarbeitenden zu reden, gerade mit denen, die den aiWorkplace schon intensiv nutzen. Ihre Beispiele überzeugen mehr als jede Ankündigung von oben, denn große KI-Projekte der Führungsebene wecken schnell die Sorge, ersetzt zu werden. Kommen die Anwendungsfälle dagegen aus der Belegschaft, arbeitet man an Dingen, die im Alltag wirklich etwas bringen.

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