Microsoft 365 Dokumente sicher mit KI analysieren: Der No-Code-Weg zur Datensouveränität

Fast 90 % der deutschen Unternehmen nutzen Cloud-Dienste wie Microsoft 365, doch die KI-gestützte Analyse interner Dokumente bleibt eine Herausforderung. Entdecken Sie, wie eine No-Code-Plattform den direkten und sicheren Zugriff auf dieses Wissen ermöglicht und die Produktivität um bis zu 40 % steigert.

Wie Fachbereiche ohne Entwicklerteam KI-Potenziale in SharePoint, Teams und Co. sicher und DSGVO-konform erschließen.

Key Takeaways

Mit einer No-Code-Plattform können Fachbereiche KI-Lösungen zur Dokumentenanalyse 10-mal schneller als in klassischen IT-Projekten umsetzen.
DSGVO-konformes Hosting in der EU-Cloud oder On-Premise garantiert volle Datenkontrolle und schützt sensible Unternehmensinformationen.
Funktionen wie der Conversation Viewer und Halluzinationskontrolle sichern eine Ergebnisqualität von über 99 % und schaffen Vertrauen bei den Anwendern.

Steigerung der Fachexperten-Produktivität um 40 %

Unternehmen, die eine No-Code-Plattform für die Dokumentenanalyse einsetzen, reduzieren den manuellen Rechercheaufwand für Mitarbeiter um bis zu 70 %. Anstatt Dokumente in SharePoint oder Teams mühsam zu durchsuchen, liefert ein KI-Assistent präzise Antworten in Sekunden. Dies führt zu einer direkten Produktivitätssteigerung von mindestens 40 % bei wissensintensiven Aufgaben. Im Gegensatz zu monatelangen Entwicklungszyklen klassischer Softwareprojekte können Fachabteilungen mit No-Code-Tools einen ersten Prototyp in nur 2 Wochen erstellen. Die Wertschöpfung beginnt damit fast unmittelbar, nicht erst nach 6 Monaten. Die sichere KI-Analyse entlastet zudem die IT-Abteilung, die sich auf strategische Kernaufgaben konzentrieren kann, anstatt individuelle Abfragetools zu entwickeln.

Diese gewonnene Agilität ermöglicht es, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.

Umsetzung von KI-Anwendungsfällen in Tagen statt Monaten

Das No-Code-Prinzip demokratisiert die KI-Entwicklung und legt sie direkt in die Hände der Fachexperten. Über eine visuelle Oberfläche wie im Kauz.ai aiStudio können Sie Anwendungsfälle per Drag-and-Drop konfigurieren. Sie definieren, welche Datenquellen aus Microsoft 365 angebunden werden und welche Informationen die KI extrahieren soll. Dieser Ansatz beschleunigt den Roll-out um den Faktor 10. Ein KI-Assistent für die Analyse von Service-Dokumenten ist so in 3 Tagen statt in 3 Monaten einsatzbereit.

Folgende Schritte sind dafür typisch:

Anbindung der Microsoft 365-Datenquelle (z. B. eine SharePoint-Bibliothek) über einen sicheren Konnektor.
Festlegung der Analyseziele im visuellen Workflow-Editor, z.B. „Extrahiere alle Vertragslaufzeiten aus Dokumenten des Typs X“.
Definition des Ausgabeformats für die gefundenen Informationen.
Freigabe des KI-Assistenten für eine definierte Nutzergruppe mit nur 1 Klick.

So wird die schnelle Umsetzung zum Standard für 80 % aller denkbaren Anwendungsfälle.

Volle Transparenz und Halluzinationskontrolle für verlässliche Ergebnisse

Ein zentrales Problem vieler generativer KI-Modelle ist die mangelnde Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse, was 38 % der Unternehmen als Hürde sehen. Kauz.ai begegnet dem mit einem integrierten Conversation Viewer. Jede Antwort der KI wird mit einer direkten Quellenangabe aus dem analysierten Microsoft 365-Dokument belegt. Sie sehen auf einen Blick, aus welchem Satz in welchem Dokument die Information stammt, was die Verlässlichkeit auf 99 % erhöht.

Zusätzlich sorgt eine mehrstufige Halluzinationskontrolle für die nötige Qualität. Das System ist darauf trainiert, keine Antworten zu erfinden, wenn die Datenbasis eine Frage nicht abdeckt. Stattdessen meldet die KI aktiv, dass sie keine gesicherte Information finden konnte. Diese Transparenz ist entscheidend, um Vertrauen bei den Mitarbeitenden aufzubauen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Analytics-Dashboards visualisieren zudem, welche Fragen häufig gestellt werden, und decken so Wissenslücken in Ihrer Dokumentation auf.

Gewährleistung von DSGVO-Konformität und Datensouveränität

Die Analyse von internen Dokumenten erfordert höchste Sicherheitsstandards. 48 % der deutschen Firmen sehen die hohen Anforderungen des Datenschutzes als Problem beim KI-Einsatz. Die Kauz.ai-Plattform wurde gezielt für diese Anforderung entwickelt und bietet mehrere Hosting-Optionen, die eine sichere Analyse von Microsoft 365 Dokumenten mit KI gewährleisten. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt eine sichere, europäische Cloud-Umgebung oder auf Wunsch Ihr eigenes Rechenzentrum (On-Premises).

Dies stellt die Einhaltung der DSGVO sicher und schützt vor dem Zugriff durch außereuropäische Behörden. Da 93 % der Unternehmen einen deutschen oder europäischen KI-Anbieter bevorzugen, ist dies ein entscheidender Faktor. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten und können über ein detailliertes Rechtemanagement exakt steuern, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumentenanalyse zugreifen darf. So wird die SharePoint-Automatisierung nicht nur effizient, sondern auch sicher.

Praxisleitfaden: In 4 Phasen zur sicheren M365-Dokumentenanalyse

Die Einführung eines KI-Assistenten zur Analyse Ihrer Microsoft 365-Daten lässt sich mit einer No-Code-Plattform in 4 klaren Phasen umsetzen, die oft in weniger als 4 Wochen abgeschlossen sind.

So gehen Sie vor:

Anwendungsfall definieren: Wählen Sie einen Prozess mit hohem manuellem Aufwand, z.B. die Suche nach spezifischen Klauseln in Verträgen oder die Beantwortung wiederkehrender HR-Fragen auf Basis des internen Wikis in SharePoint.
Einrichtung und Konfiguration: Binden Sie die relevanten M365-Verzeichnisse mit wenigen Klicks an. Konfigurieren Sie im aiStudio, wie die KI die Dokumente analysieren und die Ergebnisse aufbereiten soll – ganz ohne Code.
Test und Feedback: Eine Pilotgruppe aus dem Fachbereich testet den KI-Assistenten für 2 Wochen. Der Conversation Viewer hilft dabei, die Qualität der Antworten zu prüfen und das System basierend auf Nutzerfeedback zu optimieren.
Roll-out und Optimierung: Nach der erfolgreichen Testphase wird der Assistent für alle relevanten Mitarbeiter freigeschaltet. Über die Analytics-Dashboards überwachen Sie die Nutzung und identifizieren Potenziale für weitere Anwendungsfälle.

Dieser iterative Prozess stellt eine hohe Nutzerakzeptanz sicher und liefert einen messbaren ROI in weniger als 3 Monaten.

FAQ

Welche Microsoft 365-Anwendungen werden konkret unterstützt?

Unsere Plattform kann über sichere Konnektoren primär auf Daten aus SharePoint Online und Microsoft Teams zugreifen. Damit lassen sich die gängigsten Formate wie Word, PDF oder PowerPoint-Präsentationen analysieren, die in diesen Systemen gespeichert sind.

Wie wird sichergestellt, dass die KI nur auf freigegebene Dokumente zugreift?

Die Anbindung an Microsoft 365 respektiert die dort bereits bestehenden Berechtigungen. Zusätzlich können Sie in unserer Plattform detailliert konfigurieren, auf welche spezifischen Ordner, Bibliotheken oder Teams-Kanäle der KI-Assistent zugreifen darf. So ist ein Zugriff auf sensible Daten ausgeschlossen.

Kann die KI auch komplexe, branchenspezifische Dokumente verstehen?

Ja, die KI-Modelle können auf Ihre spezifischen Dokumente und Ihr Fachvokabular trainiert werden. Durch diesen Feinstimmungsprozess wird eine hohe Genauigkeit auch bei komplexen technischen Dokumentationen, juristischen Verträgen oder internen Richtlinien mit einer Erfolgsquote von über 95 % erreicht.

Wie aufwendig ist die Wartung einer No-Code-KI-Anwendung?

Der Wartungsaufwand ist minimal und kann vollständig vom Fachbereich übernommen werden. Ändert sich ein Prozess oder kommen neue Dokumente hinzu, können die Verantwortlichen die Konfiguration im visuellen Editor in weniger als einer Stunde selbst anpassen, ohne die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.