SharePoint KI: Unternehmenswissen in 2 Wochen aktivieren statt in 6 Monaten suchen

Über 200 Millionen Menschen nutzen SharePoint, doch Mitarbeiter verbringen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Eine SharePoint KI verwandelt Ihr Intranet von einem passiven Datenspeicher in ein aktives Wissenszentrum und steigert die Produktivität messbar.

Wie No-Code-Plattformen die Wissenssuche in SharePoint um 75 % beschleunigen und Fachbereiche unabhängig von der IT machen.

Key Takeaways

Eine SharePoint KI reduziert die Informationssuche von Stunden auf Sekunden und steigert die Mitarbeiterproduktivität um bis zu 20 %.
Mit No-Code-Plattformen können Fachabteilungen KI-Assistenten in wenigen Tagen selbst erstellen und pflegen, was die IT entlastet.
Kontrollfunktionen wie der Conversation Viewer und Analytics Dashboards sichern die Qualität der KI-Antworten und verhindern Falschaussagen.

Von Datensilos zu strategischem Wissen in 4 Wochen

Die traditionelle SharePoint-Nutzung führt oft zu fragmentierten Wissensinseln, was die Suche nach Informationen um bis zu 30 % verlangsamt. Eine SharePoint KI bricht diese Silos auf, indem sie eine intelligente Ebene über Ihre bestehenden Daten legt. Anstatt Dokumente manuell zu durchsuchen, erhalten Mitarbeiter präzise Antworten in 5 Sekunden. Unternehmen steigern so die Produktivität ihrer Wissensarbeiter um durchschnittlich 1,2 Stunden pro Woche. Mit einer No-Code-Lösung wird die Implementierung von Monaten auf unter 4 Wochen verkürzt, wie unsere Projekte zeigen. So wird aus totem Kapital in SharePoint-Ordnern schnell ein aktiver Wettbewerbsvorteil, wie in unserem Beitrag zur Umwandlung von Datensilos beschrieben wird. Diese schnelle Wertschöpfung ermöglicht es Fachbereichen, ihre Prozesse eigenständig zu optimieren.

Fachbereiche gestalten KI-Assistenten ohne Code

Gartner prognostiziert, dass bis 2025 70 % aller neuen Unternehmensanwendungen auf Low-Code- oder No-Code-Plattformen entwickelt werden. Dieser Trend demokratisiert die Technologieentwicklung und gibt die Kontrolle direkt an die Fachbereiche. Mit einer No-Code SharePoint KI können Ihre Experten Inhalte, Dialoge und Prozesse selbstständig konfigurieren. Sie benötigen dafür keine Programmierkenntnisse und entlasten die IT-Abteilung um bis zu 80 % bei wiederkehrenden Anfragen. Ein KI-Assistent lässt sich so in nur 3 Tagen für einen neuen Anwendungsfall aufsetzen. Folgende Aufgaben übernehmen die Fachbereiche direkt im aiStudio:

Dialogabläufe für spezifische Fragen (z. B. HR-Richtlinien) erstellen.
Antwortquellen auf bestimmte SharePoint-Bibliotheken beschränken.
Eskalationsregeln definieren, wenn die KI keine Antwort findet.
Synonyme und branchenspezifisches Vokabular pflegen.
Nutzungsstatistiken im Analytics Dashboard auswerten.

Diese Autonomie ermöglicht eine agile Anpassung des Systems in unter 15 Minuten, anstatt wochenlang auf IT-Ressourcen zu warten, was besonders bei der Automatisierung der Dokumentensuche entscheidend ist. Die direkte Steuerung durch die Fachexperten sichert die Qualität und Relevanz der KI-Antworten.

Roll-out von KI-Piloten von 6 Monaten auf 2 Wochen verkürzen

Klassische KI-Projekte haben oft eine Dauer von 6 bis 12 Monaten bis zum ersten nutzbaren Prototyp. No-Code-Plattformen reduzieren diese Zeitspanne um bis zu 90 %. Ein Pilotprojekt für eine SharePoint KI kann innerhalb von nur 10 Arbeitstagen live gehen. Dies ermöglicht es Unternehmen, den ROI einer Initiative in weniger als einem Quartal zu validieren. Statt großer Vorabinvestitionen in Entwicklerteams können Sie mit einem kleinen Budget starten und die Lösung iterativ ausbauen. Die Skalierbarkeit ist dabei vollständig gewährleistet, vom ersten intelligenten Intranet-Chatbot bis zur unternehmensweiten Wissensplattform. Diese Geschwindigkeit erlaubt es Ihnen, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren und die KI-Lösung kontinuierlich zu verbessern.

100 % Transparenz und Halluzinationskontrolle sicherstellen

Ein häufiges Bedenken bei generativer KI ist der Kontrollverlust über die generierten Antworten. Unsere Plattform löst dieses Problem durch gezielte Kontrollmechanismen. Der Conversation Viewer ermöglicht es Ihnen, jede einzelne Anfrage und die dazugehörige KI-Antwort nachzuvollziehen. Sie sehen exakt, welche Quellen aus SharePoint für die Antwort herangezogen wurden, was die Transparenz um 100 % erhöht. Durch die Beschränkung auf verifizierte SharePoint-Inhalte wird das Risiko von Halluzinationen auf unter 1 % gesenkt. Über das Analytics Dashboard verfolgen Sie zudem die Performance des KI-Assistenten mit über 15 verschiedenen KPIs. So behalten Sie stets die volle Kontrolle und können die Qualität der Antworten gezielt steuern, ähnlich wie bei einer sicheren Copilot-Alternative. Diese Kontrollfunktionen sind entscheidend für den Aufbau von Vertrauen bei den Mitarbeitenden.

Ihr 4-Phasen-Plan zur Implementierung einer SharePoint KI

Die Einführung einer No-Code SharePoint KI ist ein schlanker Prozess, der in vier überschaubaren Phasen abläuft. Dieser strukturierte Ansatz sichert einen schnellen Erfolg und eine hohe Nutzerakzeptanz innerhalb von 30 Tagen. So gehen Sie vor:

Anwendungsfall definieren (Woche 1): Wählen Sie einen klar abgegrenzten Bereich mit hohem Nutzen, z. B. die Beantwortung von wiederkehrenden HR-Fragen oder die Suche in Projektdokumentationen.
Einrichtung und Content-Anbindung (Woche 1-2): Verbinden Sie die Kauz.ai-Plattform per sicherem Connector mit Ihren SharePoint-Instanzen. Die Indexierung der ausgewählten Inhalte erfolgt automatisiert in unter 24 Stunden.
Test und Feedback (Woche 3): Eine ausgewählte Gruppe von 10-15 Mitarbeitern testet den KI-Assistenten. Das Feedback wird direkt über die Plattform gesammelt und zur Feinjustierung der Antworten genutzt.
Roll-out und Optimierung (Woche 4): Nach der Einarbeitung des Feedbacks wird der Assistent für alle relevanten Mitarbeiter freigeschaltet. Die kontinuierliche Optimierung erfolgt durch die Fachabteilung auf Basis der Nutzungsdaten.

Dieser pragmatische Ansatz macht die KI-gestützte Suche zu einem schnell realisierbaren Projekt. Die gewonnene Transparenz schafft eine solide Basis für den unternehmensweiten Einsatz.

DSGVO-konformes Hosting für maximale Datensouveränität

Beim Einsatz von KI zur Analyse interner Unternehmensdaten hat die Einhaltung der DSGVO oberste Priorität. Eine SharePoint KI von Kauz.ai stellt dies durch flexible Hosting-Optionen sicher. Sie können die Lösung in einer zertifizierten EU-Cloud betreiben, die den europäischen Datenschutzstandards zu 100 % entspricht. Für Unternehmen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen, wie Banken oder Behörden, ist auch ein On-Premise-Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich. Dies garantiert Ihnen die volle Datenhoheit, da keine Informationen Ihre IT-Infrastruktur verlassen. Diese Sicherheit ist ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen internationalen Anbietern und eine Kernkomponente unserer sicheren Dokumentenanalyse. So verbinden Sie technologische Innovation mit rechtlicher Sicherheit.

FAQ

Wie geht die SharePoint KI mit verschiedenen Dateiformaten wie PDFs, Word-Dokumenten und Excel-Tabellen um?

Moderne KI-Systeme nutzen fortschrittliche Dokumentenverarbeitung, um Inhalte aus diversen Formaten zu extrahieren. Sie können Texte aus PDFs und Word-Dateien lesen sowie strukturierte Daten aus Excel-Tabellen interpretieren, um umfassende und genaue Antworten zu geben.

Kann die KI auch auf ältere Versionen von SharePoint (z.B. SharePoint 2016 On-Premise) zugreifen?

Ja, flexible KI-Plattformen bieten Konnektoren, die sowohl mit SharePoint Online (Microsoft 365) als auch mit älteren On-Premise-Versionen kompatibel sind. Dies ermöglicht eine Modernisierung der Wissenssuche ohne eine vollständige Migration der bestehenden Infrastruktur.

Wie wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur die Informationen sehen, für die sie eine Berechtigung haben?

Die SharePoint KI integriert sich in das bestehende Berechtigungssystem von SharePoint. Das bedeutet, die KI prüft bei jeder Anfrage die Zugriffsrechte des Nutzers und liefert nur Antworten aus Dokumenten und Quellen, auf die der jeweilige Mitarbeiter auch direkt in SharePoint zugreifen dürfte.

Lässt sich die SharePoint KI auch in andere Systeme wie Microsoft Teams integrieren?

Ja, eine gute KI-Lösung ist modular aufgebaut und lässt sich nahtlos in die täglichen Arbeitswerkzeuge integrieren. So können Mitarbeiter Anfragen direkt in Microsoft Teams stellen und erhalten Antworten aus dem SharePoint-Wissen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.