Manuelle Freigabeprozesse kosten Unternehmen jährlich tausende Arbeitsstunden und verlangsamen die betriebliche Geschwindigkeit um bis zu 30 %. Durch die Automatisierung von Genehmigungsworkflows gewinnen Sie nicht nur wertvolle Zeit zurück, sondern erhöhen auch die Transparenz und senken die Fehlerquote auf nahezu null.

Wie No-Code-Plattformen Fachbereichen ermöglichen, Freigabeprozesse ohne IT-Ressourcen zu beschleunigen und die Compliance sicherzustellen.

Key Takeaways

Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit von Genehmigungen um über 50 %, indem Sie manuelle Schritte durch automatisierte Workflows ersetzen.
Befähigen Sie Fachabteilungen mit No-Code-Tools, ihre eigenen Prozesse in Stunden statt Monaten zu erstellen und zu pflegen, wodurch die IT entlastet wird.
Gewährleisten Sie 100 % Transparenz und Revisionssicherheit durch automatische Protokollierung jedes Freigabeschritts.

Die Kosten manueller Freigaben übersteigen 20.000 € pro Team jährlich

Manuelle Genehmigungsprozesse verursachen erhebliche versteckte Kosten, die weit über den reinen Zeitaufwand hinausgehen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 5 Stunden pro Woche mit der Nachverfolgung von Freigaben verbringen. Diese administrative Last summiert sich schnell auf über 250 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. Für ein Team von 10 Personen entstehen so schnell Opportunitätskosten von über 20.000 €, die besser in wertschöpfende Tätigkeiten investiert wären. Hinzu kommen die Kosten für verspätete Projekte, verpasste Skontofristen bei Rechnungen und eine geringere Mitarbeiterzufriedenheit durch frustrierende Wartezeiten. Die Automatisierung dieser Prozesse setzt diese Ressourcen frei und steigert die operative Effizienz um mindestens 30 %. Die Umstellung auf digitale Workflows ist daher keine reine IT-Entscheidung, sondern eine strategische Notwendigkeit zur Effizienzsteigerung.

Fachbereiche gestalten Workflows in Stunden statt Monaten mit No-Code

Traditionelle Softwareentwicklungsprojekte zur Prozessautomatisierung dauern oft 6 bis 12 Monate und binden wertvolle IT-Ressourcen. Mit einer No-Code-Plattform wie dem Kauz.ai ai Studio verkürzt sich dieser Zyklus auf wenige Tage oder sogar Stunden. Fachanwender aus HR, Finanzen oder Marketing können per Drag-and-Drop-Oberfläche ihre eigenen, maßgeschneiderten Genehmigungsworkflows erstellen. Die Umsetzungsgeschwindigkeit steigt dadurch um bis zu 90 % im Vergleich zur klassischen Programmierung. Dies ermöglicht eine agile Reaktion auf neue Anforderungen, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Ein typischer Anwendungsfall ist die Automatisierung der Rechnungsfreigabe, die von der Fachabteilung in nur 3 Stunden konfiguriert werden kann. So wird die IT entlastet und die Fachexperten werden zu Gestaltern ihrer eigenen digitalen Prozesse.

In 4 Schritten zum ersten automatisierten Genehmigungsworkflow

Die Implementierung eines automatisierten Workflows ist unkompliziert und erfordert keine Programmierkenntnisse. Mit einem visuellen Editor können Sie in vier logischen Schritten einen robusten Prozess definieren:

Trigger definieren: Legen Sie den Startpunkt des Workflows fest. Dies kann der Eingang einer E-Mail mit einer Rechnung, das Ausfüllen eines Formulars für einen Urlaubsantrag oder die Erstellung eines neuen Dokuments sein.
Logik und Bedingungen festlegen: Bestimmen Sie die Regeln für die Weiterleitung. Sie können festlegen, dass Rechnungen über 5.000 € automatisch an die Geschäftsführung gehen, während Beträge darunter direkt vom Abteilungsleiter freigegeben werden. Erfahren Sie mehr über mehrstufige Approval-Workflows.
Benachrichtigungen konfigurieren: Richten Sie automatische E-Mail- oder Chat-Benachrichtigungen für alle Beteiligten ein. So wird der zuständige Prüfer sofort informiert und bei Verzögerungen nach einer definierten Zeit, z. B. 48 Stunden, erinnert.
Aktion nach Abschluss festlegen: Definieren Sie, was nach der finalen Genehmigung geschieht. Das kann die automatische Überweisung einer Rechnung, die Archivierung des Dokuments oder die Benachrichtigung des Antragstellers sein.

Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass jeder Prozess nachvollziehbar und effizient abläuft.

Lückenlose Nachverfolgung reduziert Audit-Aufwand um 75 %

Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die vollständige Transparenz und Revisionssicherheit jedes einzelnen Schrittes. Manuelle Prozesse, die auf E-Mails basieren, hinterlassen oft eine unklare und schwer nachvollziehbare Dokumentation. Automatisierte Systeme protokollieren hingegen jede Aktion, jeden Kommentar und jede Freigabe mit einem Zeitstempel. Mit Tools wie dem Conversation Viewer von Kauz.ai können Sie den gesamten Verlauf eines Genehmigungsprozesses mit nur einem Klick einsehen. Diese lückenlose Dokumentation reduziert den Vorbereitungsaufwand für interne und externe Audits um bis zu 75 %. Analytics Dashboards bieten zudem Einblicke in Durchlaufzeiten und Engpässe, sodass Sie Ihre Prozesse kontinuierlich optimieren können.

DSGVO-konforme Automatisierung durch Hosting in der EU sicherstellen

Die Verarbeitung von mitarbeiter- oder kundenbezogenen Daten in Genehmigungsworkflows unterliegt den strengen Anforderungen der DSGVO. Eine No-Code-Plattform, die ausschließlich in der EU gehostet wird oder als On-Premise-Lösung im eigenen Rechenzentrum betrieben werden kann, bietet hier entscheidende Sicherheitsvorteile. Dies garantiert, dass keine sensiblen Daten unkontrolliert in Drittstaaten wie die USA transferiert werden. Kauz.ai gewährleistet mit seinen Hosting-Optionen eine 100 % DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Unternehmen können so die Vorteile der KI-gestützten Prozessautomatisierung nutzen, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit oder Compliance eingehen zu müssen. Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben wird so zu einem integralen Bestandteil des automatisierten Workflows.

Von einem Piloten zu 50+ unternehmensweiten Prozessen skalieren

Die wahre Stärke der No-Code-Automatisierung liegt in ihrer Skalierbarkeit. Unternehmen beginnen oft mit einem einzelnen, klar definierten Anwendungsfall, wie der Automatisierung von Urlaubsanträgen in einer Abteilung mit 50 Mitarbeitern. Die positiven Erfahrungen und der schnelle ROI von über 200 % im ersten Jahr führen dazu, dass das Modell schnell auf andere Bereiche übertragen wird. Dank des modularen Aufbaus der Kauz.ai aiSuite können Sie erfolgreich etablierte Workflows als Vorlagen für andere Abteilungen nutzen. So lässt sich ein Freigabeprozess aus dem Marketing mit wenigen Anpassungen für die Finanzabteilung wiederverwenden. Auf diese Weise können Unternehmen innerhalb von 12 bis 18 Monaten von einem einzelnen Pilotprojekt auf über 50 automatisierte Prozesse im gesamten Unternehmen wachsen und eine unternehmensweite Orchestrierung von KI-Workflows erreichen.

FAQ

Kann ein Genehmigungsworkflow komplexe, bedingte Logik abbilden?

Ja, mit der No-Code-Plattform von Kauz.ai können Sie problemlos mehrstufige und bedingte Regeln definieren. Beispielsweise kann eine Regel lauten: ‘Wenn der Rechnungsbetrag > 10.000 € UND die Kostenstelle ‘Marketing’ ist, leite zur Genehmigung an Person A UND Person B weiter’.

Wie integriert sich die Workflow-Automatisierung in bestehende Systeme wie SAP oder Salesforce?

Die Kauz.ai-Plattform bietet vorgefertigte Konnektoren und offene APIs, um eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden ERP-, CRM- und HR-Systemen zu gewährleisten. Daten können so automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden, was manuelle Dateneingaben überflüssig macht.

Was passiert in einem automatisierten Workflow, wenn ein Genehmiger abwesend ist?

Sie können proaktiv Regeln für Abwesenheiten und Eskalationen festlegen. Definieren Sie Stellvertreter, die automatisch benachrichtigt werden, oder richten Sie eine automatische Eskalation an den Vorgesetzten ein, wenn eine Aufgabe nach einer bestimmten Zeit, z. B. 72 Stunden, nicht bearbeitet wurde.

Ist es möglich, den Status einer Genehmigung jederzeit einzusehen?

Ja, alle Beteiligten haben Zugriff auf ein zentrales Dashboard, das den Status jedes laufenden Workflows in Echtzeit anzeigt. Dies eliminiert die Notwendigkeit von Nachfragen per E-Mail oder Telefon und schafft vollständige Transparenz.

Welche Art von Prozessen eignet sich am besten für die Automatisierung?

Ideal sind standardisierbare, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen, die mehrere Personen oder Abteilungen involvieren. Dazu gehören Anträge aller Art (Urlaub, Budget, Beschaffung), Rechnungs- und Vertragsfreigaben sowie das Onboarding von Mitarbeitern.