Manuelle Freigabeprozesse kosten Unternehmen bis zu 77 % der Zeit für Routineaufgaben. Entdecken Sie, wie Sie mehrstufige Approvals automatisieren, Durchlaufzeiten um bis zu 95 % verkürzen und die Prozesssicherheit signifikant erhöhen.

Wie No-Code-Plattformen Genehmigungsworkflows beschleunigen und Fachbereiche die volle Kontrolle behalten

Key Takeaways

Reduzieren Sie die Durchlaufzeiten für Genehmigungen um bis zu 95 %, indem Sie manuelle Prozesse durch No-Code-Workflows ersetzen.
Ermöglichen Sie Fachbereichen, Genehmigungsprozesse selbst zu erstellen und anzupassen, was die IT-Abteilung um bis zu 80 % entlastet.
Gewährleisten Sie mit einem Conversation Viewer und Analytics Dashboards 100 % Transparenz und lückenlose Audit-Trails für alle Freigaben.

Von Tagen zu Minuten: Prozesskosten um 30 % reduzieren

Manuelle Genehmigungsprozesse sind eine erhebliche Belastung für die betriebliche Effizienz und verursachen hohe Kosten. Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung können bei wenig performanten Unternehmen 12,44 € übersteigen. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können diese direkten und indirekten Kosten um mindestens 30 % gesenkt werden. Unternehmen sparen durch automatisierte Workflows bis zu 77 % der Zeit ein, die sonst für Routineaufgaben aufgewendet wird.

Ein klassischer, mehrstufiger Freigabeprozess für ein Marketingbudget kann manuell drei bis fünf Arbeitstage in Anspruch nehmen. Eine No-Code-Plattform reduziert diesen Vorgang auf wenige Stunden oder sogar Minuten, indem sie die Anfrage automatisch an die richtigen Stakeholder weiterleitet. Die Fehlerquote, die bei manuellen Prozessen bis zu 50 % betragen kann, wird durch definierte Regeln und standardisierte Abläufe um über 90 % minimiert. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es, Workflows im Unternehmen schneller und zuverlässiger zu gestalten.

Fachbereiche im Fokus: Genehmigungsworkflows ohne Code erstellen

Rund 78 % der deutschen Unternehmen beschäftigen sich bereits aktiv mit Low-Code- oder No-Code-Lösungen, um dem Mangel an IT-Fachkräften zu begegnen. Mit einer No-Code-Plattform wie dem aiStudio von Kauz.ai können Fachabteilungen ihre eigenen KI-Assistenzsysteme und Genehmigungsworkflows per Drag-and-Drop erstellen. Dies demokratisiert die Prozessgestaltung und reduziert die Abhängigkeit von der IT-Abteilung um bis zu 80 % für Standardanwendungen. So können Fachbereiche Anpassungen in Minuten statt Wochen vornehmen.

Ein Anwendungsfall ist die Freigabe von Marketinginhalten, bei der vier verschiedene Personen zustimmen müssen. Anstatt E-Mails und unterschiedliche Dateiversionen zu versenden, wird ein zentraler Workflow eingerichtet. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Beteiligten immer an der aktuellsten Version arbeiten. Die KI-gestützte Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass jede Freigabe lückenlos dokumentiert wird.

Volle Transparenz: Audit-Trails und Prozesskontrolle in Echtzeit

Eine der größten Herausforderungen bei manuellen Genehmigungen ist der Mangel an Transparenz; 91 % der Unternehmen berichten nach der Einführung von Automatisierung über eine verbesserte Prozess-Sichtbarkeit. Ohne einen klaren Audit-Trail ist es unmöglich, den Status einer Anfrage nachzuvollziehen oder Engpässe zu identifizieren. No-Code-Plattformen lösen dieses Problem durch integrierte Kontrollinstrumente. Ein Conversation Viewer ermöglicht es, jeden Schritt eines Genehmigungsprozesses in Echtzeit zu verfolgen.

Analytics Dashboards liefern zudem wertvolle Einblicke in Durchlaufzeiten und die Auslastung einzelner Genehmiger. Diese datengestützte Übersicht hilft, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und die Effizienz um weitere 10-15 % zu steigern. Durch die lückenlose Dokumentation wird die Compliance-Sicherheit erhöht, was besonders bei Audits entscheidend ist. Die Möglichkeit, das Routing von Anfragen zu automatisieren, stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht.

Sicher und Skalierbar: DSGVO-konforme Automatisierung

Datenschutz ist bei der Automatisierung von Prozessen, die personenbezogene Daten enthalten, von zentraler Bedeutung. Eine DSGVO-konforme Umsetzung erfordert klar definierte Freigabeprozesse und Zugriffskontrollen. Kauz.ai gewährleistet dies durch Hosting in der EU oder On-Premise-Installationen, wodurch Unternehmen die volle Datenhoheit behalten. Ein Vier-Augen-Prinzip kann als fester Bestandteil des Workflows implementiert werden, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Skalierbarkeit ist ein weiterer entscheidender Vorteil, denn automatisierte Prozesse lassen sich flexibel an neue Anforderungen anpassen. Ein Workflow, der für ein Team von 10 Personen entwickelt wurde, kann problemlos auf eine Abteilung mit über 200 Mitarbeitenden ausgeweitet werden. Unternehmen können so klein anfangen und ihre Lösungen schrittweise ausbauen, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen. Die Steuerung von Prozess-SLAs in Workflows wird dadurch planbar und zuverlässig.

Ihr Praxisleitfaden: Automatisierte Approvals in 4 Schritten einführen

Die Einführung automatisierter Genehmigungsworkflows mit einer No-Code-Plattform ist unkompliziert und schnell umsetzbar. Mit den folgenden vier Phasen können Sie in weniger als zwei Wochen erste Ergebnisse erzielen.

Anwendungsfall wählen: Identifizieren Sie einen wiederkehrenden, regelbasierten Genehmigungsprozess mit mindestens drei Beteiligten, wie die Urlaubsfreigabe oder die Rechnungsprüfung.
Einrichtung & Content-Befüllung: Modellieren Sie den Prozess visuell im aiStudio. Definieren Sie die einzelnen Schritte, die zuständigen Personen oder Rollen und die Eskalationsregeln ohne eine einzige Zeile Code.
Test & Feedbackrunde: Führen Sie den neuen Workflow mit einer kleinen Gruppe von 5-10 Testern durch. Sammeln Sie Feedback, um den Prozess innerhalb von 48 Stunden zu optimieren.
Roll-out & Optimierung: Stellen Sie den automatisierten Workflow der gesamten Abteilung oder dem Unternehmen zur Verfügung. Nutzen Sie die Analytics-Daten, um die Performance kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern.

Dieser iterative Ansatz stellt eine hohe Nutzerakzeptanz sicher und führt zu einer schnellen Amortisation der Investition in weniger als 6 Monaten.

FAQ

Wie wird sichergestellt, dass bei Abwesenheit eines Genehmigers der Prozess nicht stoppt?

In Kauz.ai können Sie für jeden Genehmiger automatische Vertreterregelungen und Eskalationspfade definieren. Ist ein Ansprechpartner nach einer festgelegten Zeit, z.B. 24 Stunden, nicht verfügbar, wird die Anfrage automatisch an den definierten Vertreter weitergeleitet.

Können automatisierte Workflows an unsere bestehenden Systeme wie SAP oder Salesforce angebunden werden?

Ja, die Kauz.ai-Plattform ist technologie-agnostisch konzipiert. Über Standardschnittstellen (APIs) lassen sich die Genehmigungsworkflows nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren, um einen durchgängigen Datenfluss zu gewährleisten.

Wie aufwendig ist die Pflege der Workflows, wenn sich Prozesse im Unternehmen ändern?

Dank des No-Code-Ansatzes ist die Pflege sehr einfach. Mitarbeiter aus den Fachbereichen können Prozessanpassungen, wie das Hinzufügen einer neuen Genehmigungsstufe, per Drag-and-Drop in wenigen Minuten selbst vornehmen, ohne die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.

Welche Kontrollmöglichkeiten habe ich über die automatisierten Prozesse?

Sie haben die volle Kontrolle. Der Conversation Viewer zeigt den Live-Status jeder einzelnen Anfrage. Analytics Dashboards bieten detaillierte Einblicke in Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Genehmigungsvolumen, sodass Sie jederzeit die volle Transparenz behalten.