Täglich kämpfen Unternehmen mit hunderten unstrukturierten Anfragen, die manuell sortiert werden müssen. Dieser Prozess kostet durchschnittlich 3-5 Minuten pro Ticket und bindet wertvolle Ressourcen. Eine No-Code-Plattform ermöglicht es Ihnen, das Routing von Anfragen zu automatisieren und die Bearbeitungszeit um bis zu 40 % zu reduzieren.

Wie Fachbereiche ohne Entwicklerteam eingehende Kundenanfragen intelligent und sofort an die richtige Stelle leiten

Key Takeaways

Automatisieren Sie das Routing von 95 % Ihrer Anfragen ohne Entwicklerteam dank der No-Code-Plattform von Kauz.ai.
Steigern Sie die Produktivität im Service um bis zu 61 %, indem Anfragen sofort den richtigen Experten erreichen.
Behalten Sie mit dem Conversation Viewer und Analytics-Dashboards 100 % Kontrolle und Transparenz über Ihre Prozesse.

Effizienzsteigerung: 30 % Kostenreduktion durch automatisiertes Routing

Die manuelle Triage von Kundenanfragen verursacht in Service-Centern bis zu 25 % der gesamten Bearbeitungskosten. Durch die Automatisierung des Anfrage-Routings können diese Kosten um mindestens 15-30 % gesenkt werden. Eine No-Code-Plattform ermöglicht die Konfiguration von Regeln, die 95 % aller Standardanfragen sofort dem richtigen Bearbeiter oder System zuweisen. Dies führt zu einer Produktivitätssteigerung von bis zu 61 % im Service-Team. Im Gegensatz zu klassischen IT-Projekten, deren Implementierung oft 6-9 Monate dauert, sind No-Code-Lösungen innerhalb von 4-6 Wochen einsatzbereit. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Ticket-Triage und ihre Vorteile. Diese schnelle Umsetzung beschleunigt nicht nur den ROI, sondern schafft auch die Grundlage für eine agile Prozessoptimierung.

Umsetzung im Fachbereich: 78 % der Unternehmen setzen auf No-Code

Der IT-Fachkräftemangel zwingt Unternehmen zum Umdenken, denn 79 % erwarten eine weitere Verschärfung der Lage. No-Code-Plattformen sind die Antwort darauf, weshalb bereits 78 % der deutschen Unternehmen solche Lösungen einsetzen oder planen. Mit dem ai Studio von Kauz.ai definieren Ihre Fachexperten aus dem Service oder HR das Routing von Anfragen selbstständig per Drag-and-Drop. Sie benötigen dafür keine einzige Zeile Code und reduzieren die Abhängigkeit von der IT um 80 %. Anfragen können anhand verschiedener Kriterien verteilt werden:

Anliegen und Absicht des Kunden
Erkannte Schlüsselwörter oder Produktnamen
Kundensegment (z.B. VIP, Neukunde)
Gewünschte Sprache (über 50 Sprachen erkennbar)
Sentiment der Nachricht (positiv, negativ, neutral)

Diese direkte Steuerung durch den Fachbereich ermöglicht eine präzise Automatisierung durch Intent-Erkennung. So stellen Sie sicher, dass die Routing-Logik stets die aktuellen Geschäftsanforderungen widerspiegelt.

Schneller Roll-out: In 4 Wochen zur automatisierten Anfrageverteilung

Die Besetzung einer offenen IT-Stelle dauert in Deutschland durchschnittlich 7,7 Monate. Diese Wartezeit können sich Unternehmen bei der Optimierung kritischer Prozesse wie dem Anfrage-Routing nicht leisten. No-Code-Plattformen verkürzen die Time-to-Market für neue Automatisierungslösungen um bis zu 90 %. Ein Pilotprojekt zum automatisierten Routing lässt sich in weniger als 30 Tagen realisieren. Statt auf knappe Entwicklerressourcen zu warten, konfigurieren die Fachbereiche die Logik selbst. Die vollständige Ticketautomatisierung wird so greifbar. Diese Geschwindigkeit erlaubt es, schnell auf veränderte Anfragevolumen oder neue Service-Anforderungen zu reagieren und kontinuierlich zu optimieren.

Volle Kontrolle und Qualität: 100 % Transparenz mit Analytics

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von KI ist für 36 % der Unternehmen der Datenschutz. Transparenz ist der Schlüssel, um Vertrauen zu schaffen und die Prozessqualität zu sichern. Kauz.ai bietet dafür zwei zentrale Werkzeuge: den Conversation Viewer und die Analytics Dashboards. Mit dem Conversation Viewer verfolgen Sie jede einzelne Konversation in Echtzeit und sehen genau, warum eine Anfrage auf eine bestimmte Weise geroutet wurde. Die Analytics Dashboards visualisieren KPIs wie Verteilungsgenauigkeit, die bei über 98 % liegt. Sie erkennen Engpässe und optimieren die Routing-Regeln datengestützt. Diese Werkzeuge ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und sind entscheidend für eine erfolgreiche automatisierte Fallbearbeitung. So behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre automatisierten Prozesse.

Sicherheit und Compliance: DSGVO-konformes Hosting als Basis

Beim automatisierten Routing von Anfragen werden unweigerlich personenbezogene Daten verarbeitet, was die Einhaltung der DSGVO erfordert. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist beim Einsatz von KI zur Steuerung von Interaktionen zwingend notwendig. Die Kauz.ai-Plattform unterstützt Sie dabei durch strenge Sicherheitsstandards. Sie haben die Wahl zwischen einem Hosting in einer EU-Cloud oder dem Betrieb On-Premise in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Dies garantiert Ihnen maximale Datenhoheit und eine 100 % DSGVO-konforme Verarbeitung. Ein sicheres Eskalationsmanagement ist ebenfalls integriert. Diese sichere Basis ist kein Nebeneffekt, sondern ein strategischer Vorteil, der das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt.

Praxisleitfaden: In 4 Phasen zum automatisierten Anfrage-Routing

Die Einführung einer No-Code-Lösung zur Automatisierung des Anfrage-Routings gelingt mit einem strukturierten Vorgehen in nur wenigen Wochen. Folgen Sie diesen vier Phasen für eine erfolgreiche Implementierung:

Anwendungsfall definieren: Wählen Sie einen klar abgegrenzten Prozess mit hohem Anfragevolumen, z. B. die Erstverteilung von Service-E-Mails. Analysieren Sie die bestehenden Kategorien und Verteilungsregeln, die zu 80 % wiederkehrend sind.
Einrichtung und Content-Pflege: Konfigurieren Sie im aiStudio die Routing-Logik per Drag-and-Drop. Laden Sie Beispiele für jede Anfragekategorie hoch, damit die KI die Muster mit einer Genauigkeit von über 95 % lernt.
Test und Feedback: Führen Sie einen internen Test mit einer kleinen Nutzergruppe aus dem Fachbereich durch. Sammeln Sie für 1-2 Wochen Feedback und optimieren Sie die Regeln direkt in der Plattform.
Roll-out und Optimierung: Schalten Sie das automatisierte Routing für alle Anfragen live. Nutzen Sie die Analytics-Dashboards, um die Performance wöchentlich zu überwachen und die Workflow Automation kontinuierlich zu verbessern.

Dieses Vorgehen sichert schnelle Erfolge und eine hohe Akzeptanz im Team.

FAQ

Kann das System auch Anfragen mit komplexen oder mehreren Anliegen korrekt routen?

Ja, die KI-Modelle von Kauz.ai sind darauf trainiert, auch mehrere Anliegen (Intents) innerhalb einer einzigen Nachricht zu erkennen. Sie können Regeln definieren, die entweder das primäre Anliegen priorisieren oder das Ticket zur manuellen Prüfung markieren, um eine korrekte Bearbeitung sicherzustellen.

Wie geht das System mit Anfragen um, die es nicht eindeutig klassifizieren kann?

Für Anfragen, die nicht mit einer hohen Konfidenz (z.B. über 95 %) klassifiziert werden können, greift ein definierter Fallback-Prozess. Standardmäßig werden solche Fälle an ein menschliches Team zur Triage weitergeleitet. Dieser Prozess ist im Sinne eines „Mensch-in-the-Loop“-Ansatzes vollständig konfigurierbar.

Welcher Schulungsaufwand ist für Mitarbeiter aus dem Fachbereich erforderlich?

Mitarbeiter aus Fachbereichen benötigen in der Regel eine Einarbeitung von nur 2-4 Stunden, um die Grundlagen des aiStudios zu erlernen. Dank der intuitiven No-Code-Oberfläche können sie bereits nach dem ersten Tag eigenständig erste Routing-Regeln anlegen und bestehende Workflows anpassen.

Lässt sich das Routing-System an unsere bestehende CRM- oder Ticket-Software anbinden?

Ja, die Kauz.ai-Plattform verfügt über offene Schnittstellen (APIs), die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Salesforce, Zendesk, SAP oder ServiceNow ermöglichen. Anfragen können so direkt in den gewohnten Systemen weiterverarbeitet werden.